Datamigratie service Dana, Xara en Daco doen hun werk

'Rubbish in' is 'rubbish out'
Voorkom importeren van kwalitatief slechte tekeningen

Service ontwikkeld vanuit ervaring en visie
Het beheren van het revisiedossier van gebouwen en bijbehorende installaties is geen eenvoudige taak.
Ondanks grote inspanningen lukt het veel facilitaire organisaties niet de kwaliteit van hun revisie-documentatie op een voldoende niveau te krijgen en zeker ook te houden.

Het borgen van de kwaliteit van te beheren informatie begint bij het vullen van het beheersysteem.
De meest effectieve manier om kwaliteit van de documentatie te verhogen, is ook te zorgen dat alle nieuwe of gewijzigde documentatie voldoet of gaat voldoen aan de opgestelde kwaliteitseisen. Het spreekt voor zich dat vooral datamigratie-acties hierbij speciale aandacht mogen verwachten.

Volantis heeft vanuit de eigen ervaring en visie verschillende hulpmiddelen ontwikkeld die snel en relatief eenvoudig de kwaliteit van grote hoeveelheden te migreren revisietekeningen kunnen verhogen.  Door ervoor te zorgen dat er kwalitatief goede tekeningen in het systeem worden gezet, krijgt men in de beheersituatie met veel minder problemen te maken. Denk hierbij alleen al aan de uitwisseling met externe partijen. Als men goede tekeningen aanlevert ter revisie kan en mag men ook goede tekeningen terugverwachten.

Datamigratie
De migratie voeren wij doorgaands uit in drie fasen: analyse, conversie en import.

Analyse te migreren tekeningen
Alle te migreren tekeningen worden onder andere geanalyseerd op het voorkomen van:

Dataconversie
De dataconversie verloopt via een standaard procedure met een aantal heldere stappen:

1. Converteren bestandsstructuur	De eerste stap is het ordenen van de tekeningen in de nieuwe gewenste bestandsstructuur (path en benaming).
2. Updaten referenties	Nadat de tekeningen zijn geordend moeten de referenties worden geupdate. Al naar gelang de wens kunnen deze ook allemaal een relatief path krijgen.
3. Tekentechnische schoning	Op basis van het DANA-rapport worden voor de verschillende aspecten als lagen, styles, fonts, lijntypes vertaaltabellen gemaakt.
4. Uniformering layout	Het is voor de eindgebruikers en de beheerder heel erg prettig als alle tekeningen eenzelfde uniforme layout/stempel hebben. Voor de gebruikers omdat het de herkenbaarheid en het gebruikersgemak vergroot. Voor de beheerder omdat dit meestal een vereiste is voor een goed werkende koppeling met de documentenbeheerdatabase. Wij voegen daartoe aan elke tekening een nieuwe layout toe met bijbehorend kader en stempel. De stempel wordt onder andere (voor zover als mogelijk) gevuld met gegevens van een oud aanwezig stempel.
5. Eindcontrole	Met behulp van DACO wordt een eindcontrole uitgevoerd. Het aantal gerapporteerde afwijkingen moet daarbij binnen vooraf gestelde marges vallen.

Data-import
Als de data conform bovenstaande stappen is geconverteerd kan deze worden ingelezen in het documentenbeheersysteem. De procedure hiervan is uiteraard afhankelijk van het systeem waarover de opdrachtgever beschikt. In de meeste gevallen is er wel een import-wizard aanwezig welke gebruikt kan worden. Als de tekeningen reeds zijn geordend en gestructureerd conform de nieuwe gewenste structuur in het beheersysteem, dan levert de import vaak niet meer zo veel problemen op.

De Aanpak
Wij stellen ons bij elke migratie tot doel een zo hoog mogelijke gebruikerstevredenheid te verkrijgen. Om dit te bereiken, werken we vanaf het begin aan het creëren van een zo goed mogelijk inzicht in de te verwachten resultaten. Dit doen we door eerst goed te luisteren naar wat de gebruiker/klant wil en nodig heeft, en daarna een diepgaande analyse van de te migreren data uit te voeren (nulmeting). Op basis hiervan bepalen we samen met de klant de meest pragmatische aanpak en voeren we deze uit.

Het Resultaat
Wij vinden dat een data migratie-service meer moet zijn dan het verplaatsen van een hoop gegevens of tekeningen van het ene naar het andere systeem (of plaats). Het is van belang vooral ook te kijken naar de kwaliteit van de gegevens. Verhogen van de kwaliteit van de gegevens(tekeningen) tijdens de migratie vergemakkelijkt niet alleen de borging ervan maar leidt tot een kwaliteitsverbetering van het gehele beheerproces!