GebouwDossier Beheer van gebouwgebonden informatie

Oppakken van verantwoordelijkheden 
Voldoen aan wettelijke plicht tot registratie

Ontwikkeld vanuit ervaring en visie
Een belangrijke beheerstaak van elke facilitaire organisatie is het voldoen aan wettelijke verplichte registraties rondom gebouwen en hun installaties. Denk hierbij aan ARBO, milieu, NEN 3140, legionella en veiligheid. Volantis IT heeft speciaal voor deze problematiek een systematiek ontwikkeld die de beheerders helpt deze verantwoordelijke taak op te pakken.

Inzicht in en overzicht over gebouwen en installaties 
Het opstellen van een legionella beheersrapport is meestal niet zo'n probleem, het onderhouden ervan veel meer. Hetzelfde geldt voor de tekeningen die moeten worden gemaakt in het kader van de NEN 3140 of gebruikersvergunning. Reden hiervoor is dat men geen overzicht heeft van alle relevante gegevens en dus ook niet de actualiteit ervan kan beoordelen en bewaken. 

Volantis IT propageert daarom ook om eerst te zorgen voor een goed overzicht. Dit overzicht maakt namelijk inzicht mogelijk. Eenmaal verworven inzicht maakt vervolgens de beheerstaak weer een stuk eenvoudiger. Het overzicht kan men snel en goed bereiken met het door ons ontwikkelde concept voor het beheren van gegevens. Daarnaast wil men kunnen beschikken over een goed revisietekeningenpakket voor het uitvoeren van service en onderhoud. Deze "overige" documenten moeten met hetzelfde systeem kunnen worden beheerd.

Actualiteit en compleetheid bewaakt
In eerste instantie zal het van belang zijn alle relevante gegevens te verzamelen. Vervolgens moet men de actualiteit en compleetheid bewaken. De verschillende "inhoudelijk verantwoordelijken" zullen hun deel van de gegevens bij moeten houden. Binnen ons systeem kan voor de verschillende gebruikersgroepen heel specifiek worden bepaald wat er wel en niet mag worden uitgevoerd.

Optimale ondersteuning

Assistentie bij opslag
Het is voor de gemiddelde medewerker vaak lastig te bepalen waar hij bepaalde informatie moet opslaan. De meeste bedrijven en instellingen hebben uitgebreid beschreven op welke manier men wordt geacht dit te doen, maar juist deze uitgebreidheid maakt het vaak lastig. Volantis IT heeft een systeem ontwikkeld dat een gebruiker op een intuitieve en logische manier ondersteunt. Alleen de hoogstnoodzakelijke informatie om een document te kunnen classificeren en op te slaan wordt aan de gebruiker gevraagd waarbij er tevens op wordt gelet dat eventuele keuzeopties zo beperkt mogelijk zijn. Het opslaan zelf vindt vervolgens geheel automatisch plaats.

Doel is de gebruiker het gevoel te geven dat het systeem hem helpt en niet andersom. Gebruikers moeten snel de meerwaarde ervan ervaren.

Assistentie bij zoeken
Als men het opslaan van informatie goed heeft geregeld, is het zoeken (en vinden) vervolgens niet meer zo moeilijk. De InnoCielo Software die ten grondslag ligt aan ons systeem biedt een keur aan mogelijkheden die uiteraard optimaal door ons worden ingezet. Men kan niet alleen zoeken op documentgebonden gegevens zoals gebouw, lokatie, documenttype en omschrijving maar ook op de inhoud van het document (contentsearch)! Dit is bijvoorbeeld erg handig bij contracten en installatie-documentatie.

Assistentie bij uitwisseling
Om de informatie in het systeem actueel te houden, zullen er regelmatig gegevens (tekeningen) worden uitgewisseld met externe partijen. Registratie van welke documenten aan wie zijn uitgeleend en wanneer ze worden terugverwacht is in dat kader erg belangrijk. 
De gebouwdossierbeheeromgeving van Volantis IT beschikt hiervoor over uitgebreide workflowondersteuning met signaleringsfunctionaliteit, briefcase-ondersteuning en WebAccess.

Versiebeheer
In veel kwaliteitsborgingsystemen wordt geeist dat men de backup van gegevens goed regelt. De InnoCielo Software ondersteunt uitgebreid versiebeheer. Zo kan men zelfs automatisch twee versies van een document laten vergelijken, en kan men teruggaan naar een willekeurig tijdstip in het verleden om te kijken hoe de situatie toen was.

Koppelingen 
met overige informatiesystemen
Het is binnen elke organisatie de kunst aanwezige informatie slechts op één plaats te beheren. Wij zien het dan ook als een uitdaging zoveel mogelijk informatie uit overige systemen te halen. Zo kunnen we koppelingen realiseren met de meeste ruimtebeheersystemen voor het achterhalen van gebouwgegevens. Op het moment dat gebruikers een gebouw selecteren waartoe een bepaald document behoort, gebeurt dat op basis van de lijst uit het ruimtebeheersysteem. Als het gebouw eenmaal gekozen is, wordt alle verdere relevante informatie automatisch ingelezen.

Het resultaat 

Wij stellen ons bij elke implementatie tot doel een zo hoog mogelijke gebruikerstevredenheid te verkrijgen. Om dit te bereiken werken we van het begin af aan aan het creëren van een breed draagvlak. Dit doen we door goed te  luisteren naar wat de gebruiker/klant te vertellen heeft. Wij analyseren de situatie en vertalen dit voor u naar slimme oplossingen.