ProjectDossier Beheer van projectgebonden informatie

Door de bomen het bos weer zien  
Inzicht in en overzicht van projecten 

Ontwikkeld vanuit ervaring en visie
Naast het uitvoeren van de dagelijkse beheerstaken heeft elke facilitaire organisatie in meer of mindere mate te maken met projecten. Elke organisatie verandert namelijk in de tijd, en deze veranderingen hebben automatisch wijzigingen in de gebruikersomgeving tot gevolg. Wijzigingen die in de vorm van projecten hun beslag krijgen. 

Elk project genereert een heleboel informatie, van tekeningen tot verslagen en van contracten tot brieven en emails. Al deze informatie moet goed worden beheerd, lees opgeslagen en toegankelijk gemaakt. Het is voor elk project van belang dat men er snel inzicht in en goed overzicht over heeft. 
Volantis IT heeft vanuit de eigen ervaring en visie een systeem en systematiek ontwikkeld waarmee projecten voor wat betreft het informatiebeheer optimaal kunnen worden ondersteund.

Oorsprong van een project 
Projecten ontstaan op een aantal plaatsen en situaties in de organisatie, veelal vanuit een vraag van gebruikers, noodzaak vanuit het onderhoud of doelstellingen door het management. De informatie nodig bij de aanpak van een project is afkomstig vanuit de interne organisatie (kennis van gebouwen, installaties, processen en diensten, revisiegegevens) als van externe partijen (output/resultaat van gevraagde diensten). Het feit dat externe partijen betrokken zijn bij het project betekent ook automatisch dat er tijdens de uitvoering informatieuitwisseling plaatsvindt.  

Overdracht en beheer
Aan het einde van het project wordt een deel van de informatie overgedragen aan de (interne) beheersorganisatie als zijnde revisie/as built. Het is dan van belang dat er eenvoudig kan worden bepaald welke informatie precies moet worden overgedragen en dat dit eenvoudig kan gebeuren.
Daarnaast moet ervoor worden gezorgd dat alle projectinformatie gedurende een bepaalde tijd beschikbaar blijft voor latere raadpleging in verband met met onder andere garantiekwesties of hergebruik. Uit praktijkervaring blijkt dat met name uit het hergebruik enorme besparingen kunnen worden gehaald.

Optimale ondersteuning

Assistentie bij opslag
Het is voor de gemiddelde projectmedewerker vaak lastig te bepalen waar hij bepaalde informatie moet opslaan. De meeste bedrijven en instellingen hebben uitgebreid beschreven op welke manier men wordt geacht dit te doen, maar juist deze uitgebreidheid maakt het vaak lastig. Volantis IT heeft een systeem ontwikkeld dat een gebruiker op een intuïtieve manier ondersteunt. Alleen de hoogstnoodzakelijke informatie om een document te kunnen classificeren en op te slaan wordt aan de gebruiker gevraagd, waarbij er tevens op wordt gelet dat eventuele keuzeopties zo beperkt mogelijk zijn. Het opslaan zelf vindt vervolgens geheel automatisch plaats.

Doel is de gebruiker het gevoel te geven dat het systeem hem helpt en niet andersom. Gebruikers moeten snel de meerwaarde ervan ervaren. Goed voorbeeld hiervan is de outlook-koppeling, deze maakt het mogelijk emails met bijlagen rechtstreeks vanuit de outlook-cliënt op te slaan in het projectdossier! 

Assistentie bij zoeken
Als men het opslaan van informatie goed heeft geregeld, is het zoeken (en vinden) vervolgens niet meer zo moeilijk. De InnoCielo Software die ten grondslag ligt aan onze systemen biedt een keur aan mogelijkheden die uiteraard optimaal door ons worden ingezet. Men kan niet alleen zoeken op documentgebonden gegevens zoals projectnummer/opdrachtgever/documenttype en omschrijving maar ook op de inhoud van het document (content-search)!

Assistentie bij uitwisseling
Uitwisseling van informatie is belangrijk. Het is vooral van belang dat alle betrokken partijen op het juiste moment over de juiste informatie kunnen beschikken. De projectdossierbeheeromgeving van Volantis IT beschikt hiervoor over uitgebreide workflowondersteuning met signaleringsfunctionaliteit, briefcase-ondersteuning en WebAccess.

Koppelingen 

met documenten
Het systeem beschikt over verschillende soorten koppelingen. Zo kunnen project- en documentgegevens geheel automatisch worden gekoppeld met de onderhoek van tekeningen of met gegevensvelden in officedocumenten.

met overige informatiesystemen
Het is binnen elke organisatie de kunst aanwezige informatie slechts op één plaats te beheren. Wij zien het dan ook als een uitdaging zoveel mogelijk informatie uit overige systemen te halen. Zo hebben we onder andere een koppeling met de software van Assistance PSO gemaakt. Op het moment dat gebruikers een projectnummer moeten kiezen, gebeurt dat op basis van de lijst uit Assistance. Als het nummer eenmaal gekozen is, wordt alle verdere relevante projectinformatie automatisch meegekopieerd.

Het resultaat 

Wij stellen ons bij elke implementatie tot doel een zo hoog mogelijke gebruikerstevredenheid te verkrijgen. Om dit te bereiken, werken we van het begin af aan aan het creëren van een breed draagvlak. Dit doen we door goed te luisteren naar wat de gebruiker/klant te vertellen heeft. Wij analyseren de situatie en vertalen dit voor u naar pragmatische oplossingen.