InfoMate Capaciteitsbeheer Technische Ruimten

KPN doet nu méér met haar vierkante meters
Controle over de capaciteit van technische ruimten

Flexibel ruimtegebruik inzichtelijk gemaakt door Volantis IT
Als er één bedrijf de ups en downs kent van de huidige economie, dan is het KPN wel. Toch heeft KPN de veerkracht en flexibiliteit om continue het uiterste uit de kansen en ontwikkelingen te halen die de bewegende telecom markt biedt. De eisen die KPN aan haar partners stelt zijn dan ook niet gering. Een van de instrumenten van de divisie Mobiel van KPN om zo flexibel en efficiënt mogelijk te kunnen opereren is een product dat ontwikkeld is door Volantis IT.

Minder ruimten betekent minder kosten
De divisie Mobiel van KPN heeft er alle belang bij de indirecte kosten zo laag mogelijk te houden. Deze kosten komen onder andere voort uit het gebruiken van ruimten en de bijbehorende voorzieningen zoals beveiliging, energievoorziening, computervloeren, airconditioning etc. Minder ruimten betekent ook minder kosten. Er moeten echter ook voldoende ruimten en middelen zijn om snelle ontwikkelingen een plaats te kunnen geven. Neem bijvoorbeeld de introductie van UMTS.

Capaciteitsbeheer
De afdeling Site & Contract Management (SCM) heeft binnen de divisie Mobiel van KPN, de opdracht gekregen om het optimale evenwicht te zoeken in het benutten van de beschikbare (technische) ruimten. Daarvoor is het nodig om het ruimtegebruik en de kosten daarvan zo helder mogelijk in beeld te krijgen. Het management heeft voortdurend informatie nodig op basis waarvan men kan beslissen een ruimte uit te breiden of juist af te stoten. Nu zijn sommige ruimten te klein en andere vrijwel leeg.

Bovendien zoekt SCM naar het meest efficiënte gebruik van de technische infrastructuur zoals klimaatbeheersing en elektriciteit. Bij het afsluiten van het huurcontract wordt er standaard een bepaald vermogen aan elektriciteit en koeling geëist. Het technische beheer omvat bewaking van deze vermogens en ook het ‘uitgeven’ en registreren van aansluitingen op de verdelerinstallaties.

De rol van Volantis IT

Hoe zie je welke ruimte er over is?
Om het gebruik en de behoefte te kunnen beoordelen moeten een aantal zaken te worden vastgelegd, zoals:
• Beschikbare gebouwen
• Beschikbare ruimte
• Gereserveerde ruimte en de huurder
• Werkelijk gebruikte ruimte en de gebruiker

Een goed evenwicht in vraag en aanbod kan worden bereikt door het aanbod aan te passen aan de vraag of door de vraag aan te passen aan het aanbod. In het beste geval gebeurt natuurlijk beide. Dat is het moeilijkste, maar het levert wel het meeste op.

Een andere manier is om de beschikbare capaciteit beter te benutten. Dat betekent vooral dat apparatuur die niet meer in gebruik is, direct wordt verwijderd. Een stap verder is ‘oude’ of weinig gebruikte diensten en capaciteit versneld opheffen en verwijderen. Zo ontstaat een voortdurende verschuiving van capaciteit waardoor altijd voldoende ruimte beschikbaar komt als het echt nodig is.

Betaal voor de ruimte die je in beslag neemt

Hoe krijg je dat voor elkaar? Mensen hebben de neiging om te verzamelen en te bewaren. Deze drang verdwijnt blijkbaar wanneer er voor betaald moet gaan worden. Dan pas gaat men afwegen of de kosten opwegen tegen de baten. Deze financiële prikkel heeft de vorm van een kostendoorbelasting. Alle kosten die gemoeid zijn met het onderhouden van de ruimte worden via een verdeelsleutel doorberekend per vierkante meter of per netwerkelement.

In de praktijk gaat de divisie Mobiel van KPN, gebruik maken van beide mogelijkheden van capaciteitsbeheer: flexibele inzet van ruimten én doorberekening van de kosten. Daarvoor moet er wel een zeer helder en up-todate inzicht zijn in het werkelijke gebruik en de behoefte aan capaciteit.

Capaciteitsbeheer Technische Ruimten
De gecreëerde oplossing is gebaseerd op InnoCielo Meridian Enterprise, in combinatie met AutoCAD Map en Microsoft Access. De metagegevens over de ruimten, de netwerkelementen en voorzieningen worden opgeslagen in de Access Database. AutoCAD Map zorgt ervoor dat de gegevens worden vertaald en weergegeven op een tekening of plattegrond. Door de kleurcodering is in één oogopslag het capaciteitsgebruik te beoordelen. Hierdoor wordt de communicatie en informatievoorziening naar de klant al sterk verbeterd.

De toegang tot deze informatie, in de vorm van plattegronden en rapportages wordt geregeld met behulp van InnoCielo Meridian Enterprise. Dit is een documentenbeheersysteem dat al binnen KPN in gebruik is. Via internet kunnen gebruikers de voor hun noodzakelijke informatie opzoeken, bekijken en printen.
De divisie Mobiel van KPN, heeft Volantis ICT samen met Mistral Facility Management gevraagd een een product te ontwikkelen waarmee bovenstaande beheersactiviteiten kunnen worden ondersteund. De eis was dat het een eenvoudige oplossing moest zijn die zoveel mogelijk aansluit op reeds in gebruik zijnde middelen.

Volantis IT trad daarbij in het voortraject op als adviseur en later ook als implementator. Beide rollen zijn ons op het lijf geschreven, met name vanwege de kennis en ervaring op het gebied van site- en facilitymanagement en op het gebied van het implementeren van facility-management informatiesystemen.

Het resultaat 

De implementatie van dit unieke ruimtesysteem “InfoMate” is onlangs afgerond, inclusief het invoeren van alle benodigde tekeningen en gegevens. Het hele project is binnen zeven maanden afgerond. Het systeem geeft een perfect inzicht in de huidige situatie. KPN is bijzonder tevreden over de aanpak en het uiteindelijke resultaat.